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Allgemein

Ist der Einsatz einer Vereinssoftware die richtige Lösung für meinen Verein?

Ob bei der Mitgliederverwaltung, bei der Erstellung der Webseite oder bei der Buchhaltung, es stellt sich immer wieder die Frage, ob eine Software zur Vereinsverwaltung Entlastung bieten würde. Die Implementation einer Vereinssoftware bringt diverse Vor- und Nachteile mit sich, welche wir dir in diesem Blog näher bringen möchten.

Häufig werden Software wie Clubdesk und Fairgate verwendet, welche auf sogenannter “Webbasis” funktionieren. Dies bedeutet, dass die Software im Browser deiner Wahl geöffnet werden kann und sich ein Download der Software auf deinen eigenen Computer somit erübrigt. Von den Funktionen her unterscheiden sich die meisten führenden Softwares nur in Details. Nachfolgend findest du eine kurze und nicht abschliessende Auflistung der Funktionen:

  • Clubdesk:
    Mitgliederverwaltung, Terminverwaltung, E-Mail-Versand, Homepage-Erstellung, Cloud-Ablage, Brief- und Dokumentenerstellung, Rechnungserstellung & Buchhaltung
  • Fairgate:
    Mitgliederverwaltung, Dokumentenverwaltung, Newsletter, Buchhaltung & Rechnungserstellung, Sponsorenverwaltung, Homepage-Erstellung, Intranet

Preise:
Die Funktionen und Kosten bei Fairgate sind abhängig von den bezogenen Modulen und bei Clubdesk von der Anzahl Kontakte, welche in der Datenbank verwaltet werden.

Vorteile:
Einer der Vorteile einer Vereinssoftware ist, dass die Softwares in der Regel einfach zu bedienen sind. Dies trifft vor allem auf die Online-Softwares wie Clubdesk und Fairgate zu. Somit lernen auch Laien den Umgang mit der Software rasch. Ein weiterer Vorteil ist, dass diverse Funktionen innerhalb einer Software enthalten sind. Dadurch muss der Verein nicht verschiedene Abos abschliessen und spart dadurch Kosten

Nachteile:
Die Kombination verschiedener Funktionen innerhalb der Vereinssoftware bringt jedoch auch Nachteile mit sich. So muss zur Nutzung gewisser Funktionen innerhalb der Vereinssoftware eine Mitgliederdatenbank geführt werden. Da in vielen Sportarten die Führung der Mitgliederdatenbank in der Verbandssoftware (z.B.: Fussball mit der dazugehörigen Software “Clubcorner” des Schweizerischen Fussballverbandes) selbst vorausgesetzt wird, müssen somit zwei Mitgliederdatenbanken simultan geführt werden. Dies ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Als Vereinsfunktionäre haben wir selbst die Erfahrung gemacht, dass die Probleme der Vereine oft nicht in den Software-Gegebenheiten liegen, sondern viel mehr mit der Implementation und Aktualisierung der Daten. So wird der Abgleich der Mitgliederdaten in den Vereinen oft vernachlässigt. Dies führt wiederum zu einer erschwerten Kommunikation gegenüber den Vereinsmitgliedern und zu vermeidbaren Kosten, wie beispielsweise fehlerhafte Briefversände oder unzustellbare Mitgliederrechnungen. Jede Rechnung, welche nicht zugestellt und somit nicht bezahlt werden kann kostet den Verein Geld.

Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vereinssoftwares zwar zahlreiche Funktionen mit sich bringen, die Probleme jedoch häufig bei der zeitaufwändigen Führung dieser Software liegen. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden nicht nur die passende Software-Lösungen für ihren Verein an, sondern unterstützen die Vereine auch bei der Durchführung dieser Prozesse. So führen wir nicht nur die Mitgliederdatenbanken, sondern fordern auch in regelmässigen Abständen die aktuellen Daten ein, sodass zum Beispiel bei Versänden eine möglichst vollständige Zustellung ermöglicht werden kann. Durch diese Arbeitsübernahme wird der Vorstand der Vereine massiv entlastet und dem Verein steht ein professioneller Ansprechpartner zur Verfügung, welcher ihn bei Fragen rund um das Vereinswesen berät.

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