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Allgemein Geschäftsstelle

Effiziente Arbeitserledigung – Geschäftsstelle, Bildung von Kommissionen oder eine zentralisierte Geschäftsstelle?

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir die Thematik der Entlöhnung in einem Verein angesprochen. Wir konnten dabei feststellen, dass eine Entlöhnung der Personen welche administrative Arbeiten für den Verein erledigen (meist Vorstandsmitglieder), die Suche nach neuen Funktionären vereinfachen kann. ​Doch ist das Konzept einer dezentralen Arbeitsteilung der administrativen Arbeiten in einem Verein überhaupt die beste Variante?

Eine dezentrale Arbeitsteilung bedeutet, dass jedes Vorstandsmitglied die administrativen Arbeiten in ihrem Bereich selbst erledigt . Dies bedeutet, dass neben den Management-Aufgaben (Planungen & Entscheidungen), welche die Kernaufgaben eines Vorstandsmitgliedes sein sollten, auch die Arbeiten für den operativen Betrieb des Vereines anfallen. Die Folge ist meist ein erhöhter Zeitaufwand für die Vorstandsmitglieder, welche meist unentgeltlich erledigt werden. Im Rahmen dieses Blog-Beitrages stellen wir einige Möglichkeiten der Arbeitsteilung in einem Verein vor:

Geschäftsstelle

Eine Geschäftsstelle erledigt administrative Arbeiten, welche in einem Verein anfallen. Die Menge an Arbeiten, welche durch die Geschäftsstelle übernommen werden variieren von Verein zu Verein. Typischerweise fallen in ihren Aufgabenbereich Sekretariatsarbeiten (Post & Mailbearbeitung) und Unterstützung bei den Finanzen an. Das Ziel einer Geschäftsstelle ist die zentrale Verwaltung der Vereinsdaten und der Erledigung der anstehenden administrativen Aufgaben. Dadurch, dass die meist zeitaufwendigen administrativen Arbeiten dem Vorstand abgenommen werden, können sich diese im Rahmen ihrer Tätigkeit um das Management des Vereines widmen. Der Aufbau einer eigenen Geschäftsstelle ist meist mit einem grossen Zeitaufwand und hohen Kosten verbunden. Weiter muss eine geeignete Infrastruktur zur Verfügung gestellt und bewirtschaftet werden.

Kommissionen

Eine alternative Variante zur Geschäftsstelle ist die Bildung sogenannter Kommissionen. Dabei teilen mehrere Vereinsmitglieder einen Vorstandsposten untereinander auf. Die dadurch erreichte Spezialisierung im Verein hilft dem Verein bei der produktiven Verarbeitung der administrativen Arbeiten und entlastet die einzelnen Vorstandsmitglieder in ihrer Arbeit, da nicht alle operativen Arbeiten auf eine Person anfallen. Optional kann hier auch eine Bezahlung für die geleisteten Stunden in Betrachtung gezogen werden. (z.B.: Stundenlohn pro geleistete Stunde administrative Arbeit für den Verein)
Da die Arbeiten einer Vorstandsfunktion auf mehrere Personen aufgeteilt wird, bedingt diese Variante eine höhere Anzahl Vereinsmitglieder, welche sich dafür bereit erklären für den Verein ehrenamtliche Arbeit zu leisten.

Zentralisierte Geschäftsstelle

Die Idee einer zentralisierten Geschäftsstelle ist, dass die administrativen Arbeiten durch eine Geschäftsstelle erledigt werden, welche diese für mehrere Vereine gleichzeitig erledigt. Im Rahmen unseres Projektes hat sich dabei herausgestellt, dass in den meisten Vereinen dieselben administrativen Arbeiten anfallen und somit Vereins-unabhängig sind. Gedanken betreffend einer genügend hohen Auslastung der eigenen Geschäftsstelle müssen dadurch nicht mehr gemacht werden. Durch eine Zentralisierung der Arbeiten und einer Optimierung der Prozessabläufe kann dadurch für alle Vereine in diesem Verbund einen Mehrwert gewonnen werden:

  • Die Arbeiten werden durch professionelle Personen erledigt, welche sich täglich damit auseinandersetzen.
  • Es fallen klar kalkulierbare Kosten an, welche bereits bei der Erstellung des Budgets definiert sind. (Pauschalbetrag pro Jahr / abhängig von der Vereinsgrösse)
  • Durch die Gemeinschaft kann eine Geschäftsstelle geschaffen werden, welche unabhängig von der Vereinsgrösse besteht. Somit können auch kleinere Vereine, für welche sich eine eigene Geschäftsstelle aufgrund der hohen Kosten nicht lohnt, die administrativen Arbeiten professionell erledigen lassen.

Im Rahmen des Projektes rund um das Thema Ehrenamt bietet die redmin GmbH dieses Konzept für Vereine in der ganzen Schweiz an. Dabei geht es primär um die Entlastung der Vorstandsmitglieder, welche sich durch die Abnahme der administrativen Arbeiten auf die Management-Aufgaben konzentrieren können. Als zentraler Ansprechpartner rund um das Vereinsleben gewinnt Ihr Verein zudem einen Partner, welcher über die administrativen Arbeiten hinaus Hilfe anbieten kann. Durch eine zentralisierte Geschäftsstelle wird dem Verein eine Struktur im Hintergrund verleiht, welche jedoch die Einzigartigkeit jedes einzelnen Vereins nicht beeinflusst. Strategische Entscheidungen werden weiterhin alleine vom Vereinsvorstand gefällt.